Phụ lục

Chi phí quản lý văn phòng luôn là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Việc kiểm soát tốt các khoản chi không chỉ giúp tối ưu ngân sách mà còn tạo nền tảng cho môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiện đại. Vậy làm thế nào để quản lý chi phí văn phòng một cách khoa học và hiệu quả? Hãy cùng AVA Architects khám phá ở bài viết dưới đây để tìm ra những giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.

Xem thêm:

7 Kinh nghiệm khi xây dựng văn phòng cho thuê cần biết
Những lưu ý khi thiết kế nhà ở kết hợp văn phòng cho thuê
Thiết kế văn phòng tại Đà Nẵng và những lưu ý

Chi phí quản lý tòa nhà văn phòng là gì?

Phí quản lý tòa nhà văn phòng là khoản chi được thu để đảm bảo mọi hoạt động chung trong tòa nhà diễn ra ổn định và hiệu quả. Khoản phí này thường bao gồm việc vận hành các hệ thống kỹ thuật như điện, điều hòa, thang máy, camera giám sát; duy trì dịch vụ vệ sinh tại khu vực chung và văn phòng; tổ chức lực lượng bảo vệ, an ninh, lễ tân; quản lý bãi đỗ xe; chăm sóc cảnh quan, kiểm soát côn trùng cùng nhiều tiện ích khác theo thỏa thuận với chủ đầu tư.

Chi phí quản lý tòa nhà văn phòng là khoản phí duy trì hoạt động và dịch vụ chung của tòa nhà (C: AVA Maison Apartment – AVA Architects)

Về bản chất, chi phí quản lý vận hành bất động sản hoặc tòa nhà được sử dụng để duy trì chất lượng dịch vụ và tối ưu trải nghiệm cho người sử dụng. Các khoản phí này đối với tòa nhà văn phòng hay chung cư thường do ban quản lý thu và được ban quản trị quy định cụ thể về mức phí cũng như thời điểm thu, nhằm đảm bảo tính minh bạch và phù hợp với nhu cầu vận hành thực tế.

Chi phí vận hành tòa nhà văn phòng gồm những gì?

Phí dịch vụ quản lý tòa nhà được thu nhằm duy trì và đảm bảo các hệ thống chung luôn vận hành ổn định, an toàn và hiệu quả. Khi hoàn tất nghĩa vụ tài chính này, khách thuê có thể sử dụng các tiện ích và dịch vụ chung trong tòa nhà một cách thuận tiện, góp phần nâng cao trải nghiệm làm việc.

Chi phí vận hành tòa nhà văn phòng là khoản chi đảm bảo tòa nhà hoạt động ổn định và hiệu quả (C: H2 Apartment – AVA Architects)

Chi phí vận hành tòa nhà văn phòng thường do doanh nghiệp hoặc tổ chức đang sử dụng diện tích văn phòng chi trả. Trong đó, phí quản lý thường bao gồm nhiều hạng mục quan trọng như:

Chi phí bảo trì và chăm sóc khu vực công cộng: Được sử dụng cho việc vệ sinh, bảo quản các không gian chung cũng như duy trì cảnh quan, giúp tòa nhà luôn sạch sẽ và chuyên nghiệp.
Chi phí bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật: Khoản phí này phục vụ cho việc kiểm tra định kỳ, sửa chữa khi có sự cố và đảm bảo các thiết bị trong tòa nhà hoạt động trơn tru. Đồng thời, chi phí cũng có thể được phân bổ cho hoạt động thu gom và xử lý rác thải.
Chi phí cải tạo và nâng cấp hệ thống: Các hạng mục như điện, thang máy, điều hòa hay camera an ninh sẽ được bảo trì và nâng cấp theo kế hoạch nhằm tối ưu hiệu suất vận hành và tăng độ an toàn.

Bên cạnh những khoản phí cơ bản, khách thuê còn có thể phát sinh thêm một số chi phí khác như phí lễ tân, phí trông giữ xe, phí hỗ trợ kỹ thuật hoặc phí vệ sinh, tùy theo phạm vi dịch vụ và thỏa thuận với ban quản lý tòa nhà.

Xem thêm:

99+ mẫu thiết kế văn phòng làm việc đẹp, hiện đại
199+ thiết kế nội thất văn phòng làm việc đẹp, đẳng cấp
50+ mẫu thiết kế nhà kết hợp văn phòng hiện đại 2026

Cách tính chi phí quản lý tòa nhà văn phòng chi tiết

Chi phí vận hành tòa nhà văn phòng hoặc chung cư không cố định mà sẽ khác nhau tùy theo từng dự án và vị trí địa lý. Mỗi chủ đầu tư thường xây dựng mức phí dịch vụ dựa trên điều kiện thực tế, chất lượng công trình cũng như tiêu chuẩn vận hành của tòa nhà.

Thông thường, phí quản lý tòa nhà văn phòng dao động trong khoảng từ 25.000 đến 200.000 đồng/m²/tháng, tùy theo quy định của ban quản lý. Những tòa nhà được đầu tư hạ tầng hiện đại, tích hợp nhiều tiện ích và dịch vụ cao cấp thường đi kèm mức phí cao hơn so với các công trình tiêu chuẩn.

Phí quản lý tòa nhà văn phòng thường được tính dựa trên diện tích thuê nhân với đơn giá theo m² (C: The HEM Apartment – AVA Architects)

Cách tính phí quản lý tòa nhà văn phòng khá đơn giản:

Phí quản lý = Diện tích thuê (m²) × Đơn giá (đồng/m²/tháng)

Ví dụ, nếu một doanh nghiệp thuê văn phòng rộng 80m² với đơn giá quản lý 20.000 đồng/m²/tháng, thì số tiền cần chi trả mỗi tháng sẽ là:
80 × 20.000 = 1.600.000 đồng/tháng.

Hiện nay, pháp luật đã đưa ra nhiều hướng dẫn liên quan đến việc tính phí dịch vụ quản lý tòa nhà. Tuy nhiên, do nhu cầu sử dụng của khách thuê rất đa dạng, mức phí cụ thể thường được các bên tự thỏa thuận dựa trên tình hình khai thác và vận hành thực tế.

Ngoài ra, chi phí quản lý tòa nhà văn phòng còn chịu tác động bởi nhiều yếu tố như:

Vị trí và quy mô: Những tòa nhà nằm tại khu vực trung tâm hoặc có diện tích lớn thường phát sinh chi phí cao hơn.
Hệ thống dịch vụ và tiện ích: Việc sử dụng nhiều tiện ích đi kèm sẽ làm tăng mức phí quản lý.
Chính sách của ban quản lý: Mỗi chủ đầu tư hoặc đơn vị vận hành đều có quy định riêng về biểu phí, phù hợp với tiêu chuẩn dịch vụ mà họ cung cấp.

Chi phí quản lý tòa nhà văn phòng thu vào lúc nào?

Phí dịch vụ quản lý tòa nhà thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng (VAT) 10%, theo quy định chung áp dụng cho phần lớn các loại hình dịch vụ tại Việt Nam. Khoản thuế này sẽ do doanh nghiệp trực tiếp thanh toán.

Chi phí quản lý tòa nhà văn phòng thường được thu định kỳ hàng tháng theo thỏa thuận trong hợp đồng thuê (C: Nghệ Giang Building – AVA Architects)

Bên cạnh đó, chi phí quản lý tòa nhà được xem là khoản chi phục vụ hoạt động kinh doanh, vì vậy doanh nghiệp có thể đưa vào danh mục chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Mức thuế VAT được khấu trừ đối với khoản phí này là 10%. Tuy nhiên, để được khấu trừ đúng quy định, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo luật thuế hiện hành.

Xem thêm:

Dịch vụ cải tạo căn hộ, chung cư, văn phòng tại Đà Nẵng
Báo giá thiết kế nội thất văn phòng chi tiết 2026
Văn phòng trọn gói là gì? Có nên thuê không?

Chi phí quản lý tòa nhà văn phòng chịu thuế bao nhiêu?

Phí quản lý tòa nhà là khoản chi phải chịu thuế giá trị gia tăng (VAT) ở mức 10%, theo quy định chung đang được áp dụng cho đa số dịch vụ tại Việt Nam. Thông thường, doanh nghiệp sẽ là bên thực hiện nghĩa vụ thanh toán khoản thuế này.

Phí quản lý văn phòng thường chịu thuế giá trị gia tăng (VAT) 10% theo quy định (C: AVA Modena Apartment – AVA Architects)

Mặt khác, chi phí quản lý tòa nhà được xem là khoản chi phục vụ trực tiếp cho hoạt động kinh doanh. Vì vậy, doanh nghiệp có thể hạch toán vào chi phí hợp lệ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Phần thuế VAT của khoản phí này cũng được phép khấu trừ toàn bộ nếu đáp ứng các yêu cầu theo quy định pháp luật. Do đó, doanh nghiệp cần đảm bảo tuân thủ đầy đủ những điều kiện liên quan để được áp dụng quyền khấu trừ thuế.

Không nộp phí quản lý tòa nhà được không?

Doanh nghiệp thuê văn phòng không được phép tự ý từ chối thanh toán phí quản lý tòa nhà, ngoại trừ trường hợp tòa nhà không thu khoản phí này. Đây là nghĩa vụ bắt buộc và thường được quy định rõ trong hợp đồng thuê cũng như quy chế vận hành của tòa nhà.

Nếu doanh nghiệp chậm trễ hoặc không thực hiện thanh toán, ban quản lý có quyền tạm ngưng cung cấp một số dịch vụ thiết yếu như điện, nước, internet hoặc áp dụng các biện pháp xử lý theo thỏa thuận trong hợp đồng.

Trong trường hợp phát sinh tranh chấp, ban quản lý tòa nhà hoàn toàn có thể tiến hành các thủ tục pháp lý để thu hồi công nợ. Ngoài ra, việc không hoàn thành nghĩa vụ tài chính này còn có thể ảnh hưởng tiêu cực đến hình ảnh và độ uy tín của doanh nghiệp.

Chi phí quản lý văn phòng không chỉ là khoản chi cần thiết để duy trì môi trường làm việc ổn định mà còn góp phần nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp và hiệu quả vận hành của doanh nghiệp. Việc hiểu rõ các hạng mục chi phí sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc lập kế hoạch ngân sách và tối ưu nguồn lực.

Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp thiết kế và tối ưu không gian làm việc phù hợp với nhu cầu vận hành thực tế, hãy liên hệ với AVA Architects để được tư vấn chuyên sâu. Đội ngũ chuyên gia của AVA Architects luôn sẵn sàng đồng hành, mang đến những giải pháp kiến trúc hiện đại, giúp doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc bền vững và hiệu quả.

Tác giả

Mỹ VânMarket Analyst: Mỹ Vân là Chuyên viên Phân tích Thị trường, đảm nhận vai trò nghiên cứu và phân tích chuyên sâu các xu hướng của ngành kiến trúc, loại hình dự án và thị trường bất động sản cho AVA Architects. Vân đã và đang hỗ trợ AVA Architects liên tục đổi mới và đưa ra quyết định chiến lược chính xác, đồng thời cung cấp cho khách hàng những góc nhìn giá trị để đưa ra lựa chọn đầu tư hiệu quả nhất. Tất cả đều hướng tới mục tiêu củng cố vị thế tiên phong của AVA và cùng khách hàng kiến tạo nên những giá trị bền vững cho tương lai.

Bài viết mới nhất

Tác giả